Manajemen Kantor dan Informasi

Nama : Agnes Retno Maharani
Kelas : 1EB13
NPM : 20215265
Tugas : Pengantar Bisnis 4

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Dewasa ini manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran sudah  diajaran dalam dunia pendidikan. Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat terkendala oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Pada akhirnya itu semua akan membuat meningkatnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Perusahaan dalam dunia pendidikan adalah sekolah, manajer nya adalah kepala sekolah dan karyawan nya adalah tenaga pendidik dan kependidikan. Oleh karena, saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

     

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apa definisi dari Tata Kerja?

2.      Apa saja Prosedur Kerja dalam perkantoran?

3.      Apa saja Pedoman Kerja dalam perkantoran?

4.      Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja?

5.      Apa saja manfaat ditetapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja?

1.3 Tujuan

Dari rumusan masalah diatas dapat di ambil suatu tujuan yaitu, untuk mengetahui bagian-bagian dalam tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja dalam sebuah manejemen perkantoran yang belum diketahui banyak orang.

BAB II

PEMBAHASAN

Manajemen Kantor dan Informasi

1.    Definisi Tata Kerja

Tata Kerja adalah cara untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang tersedia. Contohnya : Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.

2.    Prosedur Kerja

Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar, sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Menurut Moekijat, prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan:

a)      Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.

b)      Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu

c)      Pedoman untuk bertindak

3.    Pedoman Kerja

Pedoman kerja artinya sebuag panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.

Aturan kerja lebih menekankan pada kepatuhan pegawai dalam mentaati peraturan kerja di suatu perusahaan. yang telah ditetapkan. Dalam aturan kerja ini juga dimuat larangan, sanksi, dsb. yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Arie Krisanti 

4.    Sistem Kerja

Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, sistem diartikan sebagai perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.

Sistem juga dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan.

Contoh:

Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.

Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.

5.    Cara Menyusun Buku Pedoman

Petunuk di bawah ini akan membantu Anda membuat sebuah dokumen yang berguna bagi perusahaan Anda.

Apa saja yang perlu dimasukkan

Buku pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan. Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain:

a)    jam kerja umum

b)   peraturan dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)

c)    bagaimana mendapatkan waktu berlibur

d)   semua hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar

e)    cuti sakit

f)    peninjauan terhadap gaji dan kinerja

g)   kebijakan waktu lembur/waktu kompensasi

h)   tunjangan kesehatan dan pengobatan

i)     rencana pensiun dan tunjangan tambahan lainnya

j)     kebijakan cuti bersalin

k)   peraturan atau ketetapan lainnya

Buku pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang terpenting, harus konsisten

Maksud buku pedoman karyawan Anda adalah untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Adalah penting sekali bahwa buku pedoman karyawan ditulis secara jelas dan tepat, agar tidak membingungkan. Buku ini perlu merinci seluruh kebijakan sumberdaya manusia perusahaan Anda secara khusus. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak perkara hukum terjadi karena perusahaan tidak memiliki kebijakan konsisten dan terdokumentasi, sehingga membuka peluang terhadap tuduhan diskriminasi (sungguh-sungguh atau tidak). Buku pedoman Anda perlu meralat ini.

Jelaskan hak Anda untuk memecat karyawan

Ada bagian dari buku pedoman Anda yang harus mencakup kenyataan bahwa bekerja di perusahaan Anda adalah “sesuka hati”. Ini berarti bahwa perusahaan Anda memiliki hak untuk memutus hubungan dengan karyawan kapan pun tanpa alasan, dan karyawan Anda memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan kapan saja. Tujuan dari pernyataan "sesuka hati" adalah untuk mengesampingkan tuntutan karyawan bahwa Anda mungkin pernah mengumbar janji tentang jaminan pekerjaan. Sekali lagi, buku pedoman dapat melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan hukum.

Buku pedoman tidak perlu indah

Anda mungkin berpikir bahwa bentuk sebuah buku pedoman karyawan adalah besar, tebal, dan tercetak rapi. Kenyataannya, banyak usaha kecil yang dapat membuatnya dalam bentuk yang jauh lebih sederhana - bahkan dalam bentuk lembar fakta satu atau dua halaman yang dicetak dengan komputer. Yang terpenting bukanlah penampilan buku pedoman Anda. Yang lebih penting adalah apa saja yang termuat di dalamnya.

Tulislah sendiri buku pegangan, namun mintalah pengacara Anda melakukan kajian ulang

Anda dapat menghemat biaya hukum dengan menulis sendiri buku pedoman daripada menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara Anda. Namun pastikan bahwa pengacara Anda sudah melakukan kajian ulang dan menghaluskan isinya dimana perlu. Penting bahwa seluruh kebijakan Anda sesuai dengan undang-undang dan peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal.

Pastikan para karyawan menandatangani tanda terima buku pedoman

Tidak cukup hanya menyerahkan buku pedoman kepada karyawan. Pada saat Anda memberikan buku pedoman atau lembar fakta kepada seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia telah menandatangani tanda terima. Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan itu telah menerima buku pedoman dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda. Berikan salinan tanda terima ini kepada karyawan tersebut, dan simpan satu lagi dalam berkas karyawan bersangkutan. Ini akan membantu melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan bahwa seorang dipecat karena melanggar peraturan yang tidak diketahuinya. Pengacara Anda dapat membantu membuat konsep untuk formulir ini.

6.    Manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja

Pentingnya Sistem Pengaturan Pekerjaan Kantor

      Sistem pengaturan pekerjaan kantor sangat penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan menimbulkan dampak-dampak positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor, diantaranya yaitu:

a.  Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

b.  memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

c.  Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

d. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting.

Pentingnya Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor

Dalam suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa individu-individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai dan memahami bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur, maka bawahan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya dicapai. Jadi  prosedur pengaturan pekerjaan kantor sangat penting kedudukannya, prosedur pengaturan pekerjaan kantor yang baik dapat bermanfaat sebagai berikut:

a.   Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

b.   Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi setiap departemen dan antardepartemen.

c.   Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja

d.   Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

e.   Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekarjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

Manfaat Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).

b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.

c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.

d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.

e.  Membantu dalam latihan pegawai-pegawai

f.  Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha  yang penting.

Manfaat Prosedur Perkantoran

Prosedur perkantoran sangat bermanfaat bagi tingkatan manajerial maupun non-manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian atau divisi. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:

1. Planning-controlling

a) Mempermudah dalam pencapaian tujuan

b) Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

c)  Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

2.  Organizing

a)  Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan

b)  Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

c)  Mengakibatkan arus pekerjaan akntor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

3. Staffing-Leading

a) Membantu atasan dalam memberikan pelatihan atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.

b) Atasan perlu mengadakan konseling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur.

c) Mempermudah penilaian terhadap bawahan.

4. Coordination

a) Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antar departmen.

b) Menetapkan dan membadakan antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.

Referensi :

• http://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/
• http://nrisdiani.blogspot.co.id/2012/04/15-pengertian-tata-kerja-secara-umum.html
• https://radityakurnianto.wordpress.com/college-assignments/2nd-semester/pengertian-tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem-kerja/
• https://danukusumapraja.wordpress.com/2011/03/24/pengertian-tata-kerjaprosedur-kerja-dan-sistem-kerja-juga-analisis-jabatan-job-description-and-job-specification/
• http://wardhana-ardhan.blogspot.co.id/2011/03/pengertian-mengenai-tata-kerja-prosedur.html