Kelas : 1EB13
NPM : 20215265
Tugas : Pengantar Bisnis 4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era global sekarang ini, tidak ada
batas lagi antar negara; seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling
tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini,
negara-negara brkembang termasuk Indonesia akan berhadapan secara langsung
dengan negara-negara maju yang memang unggul dalam berbagai aspek seperti aspek
sumber daya manusia, aspek modal dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian
membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih
profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka
bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris yang didatangkan dari luar negeri
seperti singapura dan malaysia.
Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :
Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :
1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan
dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi
maslah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan
diri
1.2 Rumusan
Masalah
1. Apa definisi dari Sekretaris?
2. Apa saja Prosedur Klasifikasi
Sekretaris?
3. Bagaimana peran serta tugas dari seorang
sekretaris?
4. Apa saja persyaratan menjadi seorang
sekretaris?
5. Apa saja jenis jabatan dalam
sekretaris?
1.3 Tujuan
Dari rumusan masalah diatas dapat di ambil suatu tujuan
yaitu, untuk mengetahui bagian-bagian dalam Sekretaris seperti peran dan tugas
sekretaris, jenis jabatan sekretaris, fungsi sekretaris, cara kerja sekretaris,
persyaratan menjadi sekretaris dalam bidang bisnis maupun perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
Pengertian
Sekretaris
Sekretaris mempunyai
arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris
mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya
pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun
novel. Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan
mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan
kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau
organisasi
Peran
dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memegang
peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan.
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a.
Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi
orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b.
Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas,
dan tanggung jawab.
c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e.
Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan
bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)
a.
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan (rule of the place).
b.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c.
Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan
pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan
mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Secara
umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1.
Menerima dikte dari pimpinan.
2.
Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon,
telegram, dan faksimile).
3.
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4.
Menerima tamu-tamu pimpinan.
5.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi
maupun kegiatan lainnya.
Jenis-jenis Jabatan Sekretaris
Pengelompokan
sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:
a.
Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin
suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan.
b.
Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
c.
Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang melaksanakan
aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat
pribadi. Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat dan
digaji secara perseorangan.
Pengelompokan
sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja:
a.
Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai
sekretaris.
b.
Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang
baik karena telah berpengalaman kerja.
Pengelompokan
sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya.
Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti
bidang hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.
a. The Legal
Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang hukum).
b. The
Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang medis).
c. The
Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang teknik).
d. The
Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang akuntansi).
FUNGSI SEKRETARIS
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
a. Membantu
meringankan tugas-tugas pimpinan dengan mengambil alih tugas detail pimpinan,
menyampaikan keputusan pimpinan kepada pejabat lain.
b. Menangani
informasi untuk pimpinan dengan cara mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan
menyampaikan informasi.
c. Menjadi
jembatan penghubung, artinya sekretaris harus membina dan memelihara hubungan
kerja dengan pimpinan.
Fungsi sekretaris tidak hanya pada fungsi manajerial maupun sosial:
a.
Sekretaris harus mengingatkan pimpinan apabila ada janji dengan mitra kerjanya
dengan tujuan menjaga reputasi pimpinannya.
b.
Sekretaris mengingatkan pimpinan untuk mengirim ucapan selamat atau duka cita
pada rekan kerja dan mitra kerjanya.
c.
Sekretaris membantu pimpinan berdasarkan informasi yang diterimanya. Syarat
informasi relevan, mutakhir dan benar.
d.
Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa atau
hal-hal yang terjadi dalam perusahaan.
Fungsi sekretaris dalam kantor:
a.
Mengumpulkan informasi.
b. Menyortir
dan mengklasifikasikan informasi.
c.
Pencatatan informasi.
d. Memproses
dan menterjemahkan informasi.
e.
Menyalurkan informasi.
CARA KERJA SEKRETARIS
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada
alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang
dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
a.
Memiliki
sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris.
b.
Memiliki
berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya.
c.
Terampil
dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi.
d.
Cakap dalam
berhubungan dengan pimpinan dan orang lain.
e.
Menguasai
bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.
Sekretaris dapat meningkatkan profesionalismenya dengan cara:
1.
Meningkatkan kecerdasan mental.
2.
Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
3. Bekerja
secara harmonis dengan pimpinan
Kesuksesan karier dan profesi
sekretaris dapat diraih jika ia mengikuti petunjuk cara kerja yang harmonis
dengan pimpinan, yaitu:
1.
Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangi pimpinan, karena:
2. Cara
menginterupsi pimpinan
3. Menyarankan
suatu ide pada pimpinan
PERSYARATAN MENJADI SEKRETARIS
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang
sekretaris yang baik.
1.
Personality
2. General
Knowledge
3. Special
knowledge
4. Skill and
technic
5. Practice
TUGAS SEKRETARIS SECARA GARIS BESAR
(PERKANTORAN, RESEPSIONIS, DAN KEUANGAN)
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk
karyawan yang memiliki multi tugas :
a. Menurut wewenangnya.
o
Tugas rutin
o
Tugas
instruksi
o
Tugas
kreatif
b. Menurut jenis tugasnya.
o
Tugas
administrasi perkantoran
o
Tugas resepsionis
o
Tugas social
o
Tugas
keuangan
o
Tugas
insidentil.
CARA MENANGANI SURAT MASUK
Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menangani
surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Untuk itu setiap pagi sekretaris
mengumpulkan semua surat masuk dan segera memprosesnya.
a. Memproses
surat masuk (processing incoming mail)
Tahap-tahap
menangani surat masuk:
-
Mengklasifikasikan dan menyortir (Classifying and Sorting), dimana sekretaris
harus menyortir surat-surat yang masuk. Dan sortiran tersebut dibagi menjadi:
1. Mengklasifikasikan
ü Surat bisnis → surat yang dibuat
perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan yang mewakili
kepentingan perusahaan,
ü Surat pribadi → surat yang dibuat
perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan selaku pribadi. Surat
pribadi yang tidak boleh dibuka adalah tagihan premi asuransi, tagihan kartu
kredit dan rekening bank pimpinan.
2. First
sorting.
ü Surat penting/mendesak,
ü Surat biasa
ü Surat rahasia
3. Second
sorting
ü Surat bisnis/dinas
ü b.Bahan-bahan iklan
Tindakan sekretaris menangani surat
masuk,
diantaranya:
1. Surat
yang dapat dijawab dengan sekretaris dengan benar sesuai instruksi pimpinan.
2. Memberi
surat pada pejabat pengganti yang telah ditunjuk pimpinan.
3.
Menyimpankan surat untuk pimpinan yang sifatnya “pribadi”.
b. Menangani
Surat Keluar (Outgoing Mail)
Ada 8 macam cara
melipat surat, yaitu lipatan tunggal, lipatan ganda, lipatan sejajar, lipatan
baku, lipatan baku rendah, lipatan akordion, lipatan akordion rendah, lipatan
model perancis, lipatan model baron.
Cara
pengiriman surat keluar:
1.
Berdasarkan classes of mail → first class, second class, third class dan fourth
class.
§ First class, → Surat, catatan
pribadi, kartu pos dan cek.
§ Second class, → surat kabar dan
jurnal berkala.
§ Third class dan → materi promosi,
buku, catalog, edaran, bibit tanaman dan perdagangan.
§ Fourth class → Barang dagangan dan
barang cetakan.
2. Special
mail services → private courier services, express mail, registered mail,
certified mail, insured mail, special delivery, special handling dan priority
mail.
§ Private courier services → TIKI,
DHL, Fed Ex.
§ Express mail, → Digunakan untuk
mempercepat pengiriman. Pos Kilat, Pos Khusus.
§ Registered mail → cocok untuk
mengirimkan dokumen penting dan barang berharga.
§ Certified mail → pengiriman yang
memiliki bukti pengiriman.
§ Insured mail → pengiriman yang
diasuransikan.
§ Special delivery→ pelayanan
pengiriman yang lebih cepat.
§ Special handling → cocok untuk
barang kelas 4.
§ Priority mail → pelayanan kelas
satu.
3. Secara
elektronik.
4. Petugas
mengantar langsung ke perusahaan.
MENGATUR
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris
dalam membuat jadwal perjanjian, yaitu:
1. Memberi
tanda pertemuan mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dst.
2. Mancatat
waktu atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap perjanjian.
3.
Mengetahui kebiasaan pimpinan dalam bekerja.
Cara
mengatur jadwal perjanjian:
1. Usahakan
hari senin tidak ada janji pertemuan.
2. Hindari
membuat jadwal perjanjian sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian
beberapa hari.
3. Jangan
membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian
Ada beberapa
macam-macam ukuran dan pilihan kalender untuk perjanjjian yang berguna bagi
pimpinan dan sekretaris, yaitu berguna bagi pimpinan dan sekretaris, yaitu:
1. Satu
halaman untuk setiap hari.
2. Satu
halaman untuk setiap minggu.
3. Satu
halaman untuk satu bulan.
Yang
dimasukkan dalam kalender meliputi:
1.
Perjanjian yang dibuat pimpinan.
2.
Perjanjian yang dibuat sekretaris untuk pimpinan dari tamu yang datang maupun
melalui telpon dan surat.
3. Undangan
melalui surat atau memo.
Sekretaris
harus berusaha memperoleh dua buah kalender kerja bulanan (satu halaman untuk
setiap bulan), yang satu untuk pimpinan dan yang satu untuk sekretaris.
a. Memanfaatkan kalender sebagai buku
kerja dan memindahkan informasi yang sudah tetap ke kalender harian.
b. Menjadwalkan pertemuan rutin yang
setiap tahun dihadiri pimpinan. Konsultasikan pada pimpinan untuk menambah atau
mengurangi kegiatan.
c. Mencatat hari ulang tahun, ulang
tahun perkawinan, jatuh tempo premi asuransi pimpinan, dll.
MASALAH UMUM
YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Masalah umum yang biasa dihadapi oleh sekretaris
adalah:
1. Ketika
pimpinan diluar kota dan ada jadwal atau janji baru yang ditulis pimpinan di
buku agendanya sendiri, dan janji tersebut belum sekretaris catat di agendanya
sedangkan janji tersebut dilakukan esok hari.
2. Banyak
jadwal atau janji yang harus diatur sekretaris.
3.
Sekretaris belum meng-up date pengetahuannya tentang teknologi karena sibuk
dengan kegiatan kantor.
MASALAH
KHUSUS YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Masalah khusus yang dihadapi sekretaris adalah:
1. Beban
kerja yang berat sehingga membuat stress.
2.
Sekretaris memiliki keterbatasan dalam menghadapi perubahan dan perkembangan
yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Sulit
memahami keinginan pimpinan yang memiliki watak tidak konsisten.
CARA
MENGATASI MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai
berikut:
a. Perlu
mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat.
b.
Mempelajari dinamika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari
jalan keluar.
c. Menjaga
kondisi baik fisik maupun psikis.
Cara
sekretaris mengatasi masalah umum yang terjadi adalah dengan:
1. Meningkatkan
komunikasi dengan pimpinan ketika pimpinan sedang dinas di luar, dengan
menanyakan apakah ada rencana temu janji baru dengan rekan bisnisnya.
2. Segera
mencatat jadwal yang baru pada agenda sehingga tidak menumpuk pada note kecil.
3. Sebisa
mungkin dikala senggang, sekretaris belajar sendiri dengan browsing di internet
trend teknologi kerja terbaru.
Selain
mengatasi stress, sekretaris diharapkan dapat pula mengatasi masalahnya dengan:
1. Terus
mempelajari perubahan dan perkembangan yang terjadi pada perusahaan.
2. Selalu
belajar mengenali sifat dan watak pimpinan, dan berusaha memperbaiki sifat
pimpinan dengan cara yang halus.
3. Jika bisa
memberi contoh pada pimpinan dengan tidak menunda pekerjaan yang diberikan
pimpinan, sehingga pimpinan bisa mencontohnya.
ARTI PENTING
SEKRETARIS BAGI KANTOR/INSTITUSI
Peran sekretaris profesional bisa
menjadi kunci fungsi yang efisien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi
dengan staf bergaji kecil atau anggota staf yang tidak tetap. Peranan seorang
sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang
rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai
penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan,
jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional
KOMITMEN SEKRETARIS
Sebaiknya sekretaris profesional melengkapi diri
dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan
atau peran sekretaris profesional yaitu :
a.
Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan
mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
c. Mampu
berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
CARA
SEKRETARIS MENERIMA TAMU
Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam
melayani tamu.
1.
Berpenampilaln rapi, bersih dan segar
2.
Berperilaku sopan dan ramah
3. Ekspresi
wajah yang hangat, namun meyakinkan.
Sekretaris
harus menghindari:
1. Mengobrol
terus menerus
2. Berbicara
dan tertawa terlalu keras
3. Duduk
diatas meja
Menyapa
adalah tugas yang harus dilakukan sekretaris saat bertatap muka dengan tamu,
dilakukan secara sopan dan ramah, dengan senyum.
1. Menyapa
selamat pagi / siang / sore / malam disesuaikan dengan waktu:
2. Menyapa
dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai sebutan Tante/Om.
3. Bila
sudah mengenal tamu maka sebutkan namanya.
Ada beberapa
tamu yang harus dapat dibedakan oleh sekretaris, yaitu tamu yang berkunjung
pada pimpinan.
1. Tamu
dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan.
2. Tamu
tanpa perjanjian.
Beberapa
petunjuk yang dapat dipakai sekretaris untuk melayani tamu asing yang baru
dikenal:
1. Lebih
baik bersikap formal daripada terlalu akrab.
2. Berbicara
secara jelas dan perlahan.
3.
Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat.
Dibawah ini
petunjuk untuk mempertimbangkan bingkisan untuk tamu asing.
1. Bingkisan
untuk tamu dari Eropa
2. Bingkisan
untuk tamu dari Arab.
3. Bingkisan
untuk tamu dari Cina.
CARA
SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DI LINGKUNGAN KERJA
Dalam berkomunikasi dilingkungan kerja, sekretaris
harus memiliki sikap yang:
a. Bijaksana
b.
Pertimbangan
c. Taktis.
CARA
SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DALAM ERA GLOBALISASI
Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai
pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas operasional kesekretarisan,
yaitu:
a.
Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan
mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
c. Mampu
berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusi
CARA
PENGARSIPAN DENGAN SYSTEM POKOK ISI SURAT
System pengarsipan (Filling system) ada 5 macam yaitu:
1. System Abjad
Prosedur
yang harus dilakukan untuk pegnarsipan surat adalah:
a. Membaca
surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.
b. Periksa
apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
c.
Menetapkan judul surat.
Perlengkapan yang diperlukan untuk
mengarsip system abjad adalah:
a. Filing
Cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide yaitu untuk
menyimpan dokumen dan surat-surat kantor.
b. Folder
adalah temapt untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi
empat, berlipat dua seperti map tanpa daun penutup.
c. Guide
(Petunjuk) adalah petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bentuk guide
adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
2. System Perihal
Yang perlu dipersiapkan untuk system
perihal adalah:
a. Daftar
indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang dilakukan di seluruh
kantor dimana system ini diterapkan.
b.
Perlengkapan menyimpan surat:
d.
Penyimpanan surat:
e. Menyimpan
kartu kendali
3. System Nomor
Didalam system nomor ada 4 macam:
a. System
nomor menurut Dewey (Sistem Desimal).
b. System
nomor menurut terminal digit.
c. System
nomor middle digit
d. System
nomor soundex
4. System Geografis
Yang harus dipersiapkan dalam
menerapkan system ini adalah:
a.
Perlengkapan menyimpan surat:
b.
Penyimpanan surat melalui prosedur:
c. Penemuan
kembali
5. System Tanggal
System
tanggal adalah system penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal surat
diterima dan tanggal surat dikirim. Yang diperlukan untuk system ini adalah:
a. Perlengkapan
menyimpan surat:
b. Pembagian
dalam system tanggal:
c. Susunan
guide dan folder dalam filing cabinet:
d.
Penyimpanan surat:
ETIKA DAN ETIKET SEKRETARIS
A. ETIKA SEKRETARIS
Sekretaris yang melakukan etika profesi akan bersikap:
a. Selalu
dsiplin dalam tindakannya
b. Solider
dan tenggangrasa
c. Berempati
pada orang lain
d. Tidak
egois
Hal-hal yang perlu dihindari sekretaris karena tidak
sesuai dengan etika kantor adalah:
a. Membuat
klik atau kelompok tertentu dengan sengaja untuk memusuhi rekan-rekan yang
berbeda dengannya.
b. Sering
datang terlambat dan pulang tergesa-gesa
c. Sering
absen degnan membuat bermacam-macam alasan
B. ETIKET SEKRETARIS
Etiket merupakan tata cara pergaulan manusia, aturan,
tata karma dan sopan santun. Etika dan etiket haruslah saling melengkapi:
a. Etika
menekankan pada prinsip-prinsip tentang tindaka moral yang benar
b. Etiket
menitik beratkan pada tata cara pergaulan.
Beberapa contoh etiket, antara lain:
a. Tersenyum
bersahabat pada semua karyawan
b.
Perkenalkan diri pada rekan-rekan yang baru
c. Ramah,
selalu seria
d. Tidak
membosankan dan tidak mengganggu orang lain
e. Loyal
pada kantor
C. KODE ETIK SEKRETARIS
Beberapa contoh kode etik sekretaris:
a.
Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi.
b. Bertindak
jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya
maupun melayani lingkungan masyarakat.
c. Menjaga
kerahasiaan segala informasi yang didapat dan tidak menggunakan kerahasiaan
informasi itu demi kepentingan pribadi.
KEPRIBADIAN
YANG COCOK UNTUK SEKRETARIS
Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya
sebagai sekretaris, yaitu :
a. Simpatik,
b.
Kharismatik,
c. Bersikap
dewasa dalam berpikir dan bertindak,
d. Luwes
dalam pergaulan,
e. Sabar,
Pola pikir seorang sekretaris professional yaitu:
a. Berpikir
positif
b. Berpikir
konstruktif
